De verteller van dit veranderverhaal
Marcel van Dam is interim-manager en was net gestart als interim-griffier bij de gemeente Haarlem. Hij zou die start op de gebruikelijke wijze doen: eerst kennismaken en kijken wat er nodig is en dan voorstellen hoe dat vorm te geven. Toen kwam de lockdown.
Wat maak je mee?
Hoe houd je het politieke karakter van een vergadering overeind?
Die gebruikelijke start veranderde onmiddellijk toen de coronamaatregelen voorschreven dat werken en vergaderen niet meer in groepen wenselijk was. Want dat leidde tot heel andere vragen waar geen griffie eerder mee bezig was geweest. In deze eerste periode van corona was de urgente vraag: hoe kun je als gemeenteraad nog vergaderen? Ook al gold voor vergaderingen van volksvertegenwoordigingen de uitzondering dat ze wel bijeen mochten komen, hoe doe je dat verantwoord? Om dat te kunnen organiseren kreeg de ondersteuning voor ons als griffie al snel een sterk operationeel karakter. Gaandeweg kwam het besef dat er tegelijkertijd een cruciale strategische vraag aan de orde is, namelijk: wat is het politieke karakter van een vergadering van raad of commissie en hoe hou je dat overeind? Door andere vormen te moeten zoeken om te kunnen vergaderen, is in brede kring helder geworden dat een politieke vergadering iets anders is dan een afdelingsoverleg. Een politiek debat is niet om de beurt wat zeggen, terwijl de digitale vergadersystemen vooral daarop toegerust zijn.
Eerst de politieke besluitvorming in de kleine zin van het woord
Het operationele werk zat in het beantwoorden van vele praktische vragen in een situatie waarin alles op slot ging en er nog geen noodwet was. Toen de lockdownwerd afgekondigd, is besloten een aantal vergaderingen in die week en de daarop volgende week te annuleren. Vervolgens vraagt iedereen zich af: wat nu? Als het nu niet doorgaat, wanneer dan wel? En hoe dan? Wat als sommige besluiten toch echt genomen moeten worden? We zijn twee sporen gaan volgen: (1) digitaal vergaderen mogelijk maken in aanloop naar de noodwet (Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming) die dat mogelijk zou gaan maken en (2) fysieke ruimte zoeken en inrichten waarin met in achtneming van de richtlijnen raadsleden kunnen vergaderen. Dat zijn beide sporen die veel operationele aandacht vragen, met het regelen van laptops, headsets, afstemming met IT-afdeling en leveranciers en ruimtes zoeken, inrichten en nalopen met een meetlint. Als na een paar weken alles weer draait, krijg je door dat de werkelijke vraag is: welke kern van politiek vergaderen willen we overeind houden met elkaar? De raad moet een besluit kunnen nemen, in een commissie moeten alle vragen mondeling en schriftelijk gesteld en beantwoord worden. Dat is allemaal politieke besluitvorming, maar dan wel in de kleine zin van het woord. Dan heb je het mooi ingericht en geregeld, maar heb je daarmee wel het wezen van het politieke debat gevangen?
Dan het wezen van de politiek en dat is het zichtbaar maken van de verschillen
Wat is een politieke vergadering? De systemen voor digitaal vergaderen, zoals MS teams, Zoom, Skype, etc. zijn gericht op vergaderingen waarin je elkaar opzoekt om ergens uit te komen met elkaar, door informatie te delen en besluiten te nemen. Kortom, het draait allemaal om de inhoudelijke rationaliteit. De raison d’etrevan de politieke vergadering is juist het zichtbaar maken waarin we verschillen van elkaar, het opzoeken van de dissonantie. Dat doe je onder meer volgens de klassieke retorica door anderen te overtuigen, je vooral op het publiek te richten, door te argumenteren vanuit karakter, emotie, argumentatie. Dat hele spel of theater dreigt in deze digitale periode te verdwijnen, denk bijvoorbeeld aan lichaamstaal, de opgebouwde reeks drogredenen, de rij bij de interruptiemicrofoon, etc. En wie met de vuist op tafel slaat, verstoort al gauw de eigen internetverbinding.
Wat valt je op?
Vele mogelijkheden om als voorzitter ongezien te sturen
Een raadsvergadering ontwikkelt zich onder leiding van de voorzitter, die stuurt en meebeweegt. Normaal gesproken is dat zichtbaar voor iedereen die daarop let. In digitale vergaderingen zijn er vele mogelijkheden om ongezien te sturen. Wie geef je het woord, wanneer pak je een vraag uit de chatof laat je die juist liggen, wie laat je ongemerkt wachten en wie kan direct reageren, wanneer las je een pauze in? De voorzitter heeft hier altijd wel keuzes in, maar die zijn nu oncontroleerbaar omdat het onzichtbaar, niet transparant gebeurt in het digitale domein. De voorzitter kan daarmee een veel sterker sturende rol nemen. Als het bijvoorbeeld politiek spannend wordt voor een wethouder in een interpellatiedebat, kan een voorzitter ermee spelen, door hem of haar uitvoerig te laten antwoorden. Niemand staat nu zichtbaar in de rij achter de interruptiemicrofoon. Burgemeesters zijn zich ongetwijfeld bewust van dat spanningsveld en gaan er beslist zorgvuldig mee om. Maar het zijn ook maar mensen die zich kunnen vergissen, hebben eigen opvattingen en juist omdat het niet zichtbaar is, zit daar een grote kwetsbaarheid voor democratische processen in digitale vergadersystemen.
Verschillen tussen raadsleden in effectiviteit en digitaal vaardig zijn
Het spel verandert, want hoe vergader je en wat vraagt het van je om te kunnen deelnemen? Voor een belangrijk deel word je effectiviteit nu bepaald door het hebben van een goede internetverbinding, een rustige ruimte en digitaal vaardig zijn. Als je dat als raadslid maar beperkt tot je beschikking hebt, dan kun je het bijvoorbeeld lastig vinden om in te loggen, staat je microfoon ineens niet aan, valt de verbinding weg, et cetera. Nu zijn er altijd wel verschillen in effectiviteit en vaardig zijn tussen raadsleden, bijvoorbeeld in de mate waarin je uit je woorden kan komen, maar deze nieuwe factoren hangen samen met politieke relevante achtergrondkenmerken als leeftijd, inkomen en opleiding. En natuurlijk zijn er bijvoorbeeld ook tachtigplussers die heel handig zijn met digitale systemen, maar deze factoren spelen wel degelijk een rol. Daarmee bestaat er een reëel risico dat raadsleden van bepaalde partijen bij digitaal vergaderen in het nadeel zijn.
Oriëntatie beperkt tot de aangeboden informatie van het college
Als er zich een maatschappelijke kans of probleem voordoet, is het gebruikelijk dat het college met een voorstel komt. Als raad geef je daarnaast ook invulling aan je autonome kennispositie, door naar de situatie te kijken, ervaringen van elders te betrekken én door naar betrokkenen toe te gaan, te kijken, praten en alternatieven met hen te bespreken of ontwikkelen. Kortom, je eigen informatie te verzamelen en je zelf een mening te vormen. Normaal gesproken is dat al ingewikkeld en tijdrovend, maar in deze tijd met de corona-restricties haast onmogelijk. Je kan als raadslid niet makkelijk zelf op pad gaan om met betrokkenen te overleggen en daarmee kun je bijna alleen maar reageren op de jou door het college aangeboden informatie. De raad wordt naar binnen gezogen op die manier. Wat dreigt is een steeds sterkere oriëntatie op de stukken van het college van B&W. Wat ook in de knel kan komen zijn bewoners die iets vinden en zich mobiliseren, want samenkomen is lastig, raadsleden en margevan een vergadering spreken kan niet en inspreken moet ook digitaal. Wat de effecten hiervan zijn, weten we nog niet. Mijn hypothese: naarmate dit langer duurt wordt er minder door raadsleden zelf verkregen aanvullende en alternatieve informatie in het debat van raad en commissies gebracht.
Wat puzzelt je?
Als raad ben je afhankelijk van de systemen die dit niet aankunnen
Afgelopen week waren we genoodzaakt een digitale raadsvergadering te staken vanwege technische problemen. We vergaderden op donderdagavond net als veel andere gemeenteraden en maakten op hetzelfde moment van dezelfde systemen gebruik. Dat gaat opgeteld om hoge aantallen deelnemende raadsleden en meekijkende mensen, die samen een groot beroep doen op de servers. En dat kunnen de systemen van onze leveranciers niet aan. Eerst ontstaat er dan verwarring, komen er signalen ‘ik kan niet bij de stukken’, dan volgt schorsing en na een herstart hebben we de vergadering alsnog moeten staken. Is dat erg? Het is tenminste een treurige ervaring.
We worden met de neus op de feiten gedrukt dat de mogelijkheden beperkt zijn om aan de noodzakelijke voorwaarden voor een digitale vergadering te voldoen. Lastig is vooral dat je zelf amper invloed uit kunt oefenen op het voldoen aan die noodzakelijke voorwaarden. Je bent volledig afhankelijk van je leveranciers en er zijn slechts enkele leveranciers van die systemen.
Een ongelijk speelveld
In de noodwet is geformuleerd dat een officiële raadsvergadering ofwel fysiek aanwezig ofwel digitaal mogelijk is. Een hybride vorm (deels fysiek, deels digitaal) zou niet mogelijk zijn onder de noodwet. Of de wet daadwerkelijk hybride vergadervormen niet toelaat, daarover verschillen juristen van mening. Het argument dat het óf fysiek óf digitaal moet zijn en dus beslist niet hybride om zo een gelijk speelveld te hebben voor alle deelnemers, vind ik niet overtuigend. Omdat je digitale mogelijkheden deels samenhangen met politiek relevante factoren als leeftijd, inkomen, opleiding is er in een digitale vergadering sprake van een ongelijk speelveld dat samen kan hangen met politieke kleur. En verder is een digitale vergadering uit democratisch oogpunt zo’n ernstige verzwakking dat het niet meer kan zijn dan een noodoplossing. Waarom zou je dan collectief voor de slechtst denkbare oplossing gaan, als hybride een minder beroerd alternatief is? Vanaf juni gaan we overigens in Haarlem zoveel als mogelijk is weer fysiek vergaderen.
Hoe duid je wat je juist nu ziet veranderen in de organisatie?
Digitale blijvertjes voor functioneler en efficiënter vergaderen
Begrijp me niet verkeerd, er zijn zeker ook voordelen en kansen te zien in deze veranderde situatie. Een agendacommissie kan digitaal bijeenkomen als een klein gezelschap dat functioneel vergadert. Dat gaat prima. Als fysiek vergaderen weer kan, zou de agendacommissie een digitaal blijvertje kunnen zijn met voordelen als efficiëntie en niet hoeven reizen. De vorm nodigt uit functioneel te blijven. Zodra het gespreksonderwerp ingewikkeld wordt, kan het niet langer digitaal en spreek je af elkaar wel fysiek te ontmoeten. Op deze manier maken we duidelijker onderscheid tussen functionele en complexere bespreekpunten die meer discussie vergen. En vragen we ons bewuster af of dit wel bespreekpunten zijn voor ons of dat die eigenlijk op andere tafels thuishoren.
Hoewel digitale systemen niet zo geschikt zijn voor politieke debatten, kunnen deze systemen het uitwisselen, bevragen en overdragen van informatie juist wel beter en gemakkelijker maken. Het klassieke model van besluitvorming is in essentie dat we iets op papier/digitaal ontvangen, de raad zich een beeld vormt door vragen te stellen en zelf informatie op te halen, dan is er de oordeelsvorming waarna een besluit volgt. Als we het slim doen, halen we deze stappen wat scherper uit elkaar. Met name in de beeldvormingsfase is winst te halen, door een hogere kwaliteit van informatie aan het begin van het besluitvormingsproces. De digitale systemen stimuleren juist om in die fase de nadruk zoveel mogelijk op kennis en feiten te richten. Natuurlijk is ook beeldvorming een politieke fase en bestaan in de politieke arena weinig onbetwistbare feiten. We zouden elkaar helpen om daar toch zoveel mogelijk de aandacht op te richten, dat komt later de oordeels- en besluitvormingsfase ten goede.
Daarnaast kunnen de digitale systemen helpen om vanuit huis deel te nemen aan bijeenkomsten verder weg. Denk aan een logistieke puzzel als het bijeen brengen van alle raadsleden in de regio voor een onderwerp, zoals bijvoorbeeld de regionale energie strategie (RES). Het eerste belang is iedereen feitelijk te informeren over wat RES is, wat de status is, hoe deze is opgebouwd en wat erin staat. Dat is beeldvorming wat je prima in digitale gezamenlijkheid kan doen, zodat iedereen weet hoe het zit, evenals hoe je je tot elkaar verhoudt. Daarna volgt de fase waarin je regionaal gaat verkennen hoe iedereen erin zit en tegen mogelijkheden aankijkt. Als dat ook lukt om digitaal samen te doen in de regio, heb je ook minder kans later als gemeenteraden tegen elkaar uitgespeeld te worden. Een ander voorbeeld is het digitaal deelnemen aan een bijeenkomst ergens in Nederland over een onderwerp dat op de eigen politieke agenda komt – daarmee kun je als raadslid je eigen informatiepositie versterken en ben je minder aangewezen op alleen de informatie van het college.