De verteller van dit veranderverhaal
Marian Dobbe-Kluijtmans is directeur-bestuurder van KOOS Utrecht. KOOS is de organisatie die vanaf 1 januari 2020 in de wijken in het westelijk deel van Utrecht verantwoordelijk is voor de specialistische jeugdhulp. Het is een samenwerkingsverband van de initiatiefnemende organisaties Altrecht, De Rading, Reinaerde, De Opvoedpoli en Youké. Uniek in Nederland is dat de specialistische jeugdhulp zoveel mogelijk rondom de leefwereld van het kind en gezin is georganiseerd vanuit de twee organisaties SPOOR030 en KOOS. Meer informatie vind je in het artikel Specialistische jeugdhulp in de wijk: het moet sneller en eenvoudiger (16 januari 2020) en op de website van KOOS.
Wat maak je mee?
Directe switch naar het digitale werken
Zondag 15 maart 2020 kondigt het kabinet extra maatregelen aan om de verdere verspreiding van het coronavirus in te dammen.Corona stond bij ons daarvoor al wel op de agenda. We wisselden in een coronateam uit: wat zien we, wat betekent dit en wat zijn passende scenario’s voor KOOS Utrecht? Het moment dat Rutte de ‘intelligente lockdown’ aankondigde, appte ik direct met mijn team om voor de volgende ochtend een beeldbel-afspraak te organiseren Dat was de letterlijke introductie van het digitale werken bij KOOS. Net als heel Nederland startten ook wij in het begin onwennig, van hoe werken die knoppen? Inmiddels zijn we echt handiger; mooi is dat we deze periode in ieder geval digitaal vaardiger uitkomen. Ik ben er trots op hoe wendbaar en leergierig we bij KOOS blijken te zijn om ons aan te passen en een andere manier van werken eigen te willen maken.
In de actiestand vanuit zorg voor onze cliënten en onze collega’s
Hoe kunnen we verder in onze zorg voor onze cliënten?Primaire vraag was natuurlijk wat deze situatie gaat betekenen voor de kinderen, jongeren en de gezinnen voor wie wij werken. Wat zijn consequenties voor hen en wat kunnen wij daarin betekenen? Hoe kunnen we contact met hen houden, ook al zie je elkaar niet op de gebruikelijke manier? Wat zijn de mogelijkheden om de cliënten te ontmoeten, digitaal of in de buitenlucht? Hoe houden we de kwetsbaarheid in de gezinnen goed in beeld? Zijn we voorbereid op mogelijke uitval van professionals in de teams? Zijn we goed bereikbaar en snel beschikbaar voor huisartsen en buurtteams met onze aangepaste beschikbaarheidsroosters voor consultatie?
Wat vraagt deze situatie van onze professionals?De eerste dagen stonden we maximaal in de actiestand en merkte ik dat het heel soepel ging om de aanpassingen in het werk voor elkaar te krijgen. Tegelijkertijd zag ik dat die aanpassingen in de praktijk veel vergen van onze professionals. Het vraagt van iedereen om te schakelen naar een ander dag- en werkritme en dat is heel intensief. Hoe lukt het om je thuis van je gezin af te zonderen en je werk te doen als behandelend professional of als teamleider? Verder vraagt het echt andere energie door het vele schakelen, het beeldbellen waar je vierkante ogen van krijgt, geen afstand meer ervaren tussen werk en thuis – hoewel geen reistijd dan weer als voordeel ervaren wordt. De vraag was ook hoe je als professionals beschikbaar bent in de wijk en in hoeverre we onze kantoorplekken openhouden in de stad of ontmoetingen vormgeven in de buitenlucht? Hoe maken we een schema om niet met te veel collega’s tegelijk te werken en er ook nooit iemand alleen op locatie zit?
Kortom, hoe verhouden we ons tot de nieuwe context?Samen zoeken naar hoe doen we dat dan en waar zitten de behoeften van de kinderen, jongeren, hun gezinnen en van de professionals? En hoe doen we dat dan goed? De realiteit is nu dat je zeer beperkt je cliënten echt in de ogen kan zien. Wat passen we daarop aan in onze aanpak en wat in de fysieke ruimtes bijvoorbeeld? KOOS bestaat uit een aantal BASEcamps, locaties in de wijken waar onze professionals in specialistische ambulante jeugdhulpteams werken. Welke creatieve oplossingen zijn er? Zo plaatste initiatiefnemer achter KOOS Altrecht deze week een ‘Quarantainer’, een cabine om elkaar als familie toch te kunnen zien.
Wat valt je op?
Stap voor stap kijken we hoe het verder moet
Een wendbare organisatie willen zijn vraagt om onszelf regelmatig de vraag te stellen ‘zijn we nog met de goede dingen bezig?’. De dagelijkse ‘coronacall’ was heel helpend om de eerste twee weken goed neer te zetten en nu het nieuwe werken vorm krijgt, verschuift die in intensiteit naar twee keer per week. We kwamen er snel genoeg achter dat in de teams met professionals over het lopende werk een vergelijkbare behoefte was aan contact, die de vorm kreeg van een digitale ‘stand up’. Een dagstart over: wat ga je doen, wat speelt er, welke vragen zijn er, wat wil je voorleggen aan je collega’s, zodat we multidisciplinair blijven werken? Dat vinden we belangrijk om twee redenen: je gaat samen ‘aan’ in de ochtend ook al ben je thuis, en je hebt even contact en bent zo digitaal even onder de mensen. Met de teamleiders kom ik nu op organische wijze in gesprek over de vraag: wie is nu in de lead in de fase na de eerste crisis en wat kunnen we hierin ook weer normaliseren? Naast het praktische in het hier en nu en alles in het werk dat gewoon doorgaat, heb ik -altijd, ook los van corona- de behoefte om verder door te kijken. We richten ons nu meer op het ontwikkelen van scenario’s over hoe nu verder, zowel als organisatie met de initiatiefnemers, als stedelijk met de samenwerkingspartners. Ik ben heel blij met zowel de samenwerking van KOOS en haar initiatiefnemers als met het netwerk in de stad, als ik zie hoe snel we schakelen en inzichten delen over werkwijzen.
We weten elkaar goed te vinden in de stad Utrecht
Als partners in de stad Utrecht weten we elkaar goed te vinden en samen een basis te vormen in de stad. Het lukt ons snel met elkaar te schakelen als organisaties die een rol hebben in zorg rondom jeugd, zoals de buurtteams van Lokalis, Spoor030 en KOOS, Onderwijs (PO en VO), jeugdgezondheidszorg, SAVE, jongerenwerk en natuurlijk de gemeente Utrecht. Twee keer per week treffen we elkaar digitaal en delen we onder voorzitterschap van de gemeente met elkaar: wat zien we in de stad, wat is nodig, hoe organiseren we de keten? Ieder van ons draagt bespreekpunten aan en we ervaren het als een echt gezamenlijk overleg. Utrecht heeft een goede schaal om samen deze bedding te kunnen vormen en af te spreken op welke punten er meer gezamenlijke afweging of regie nodig is. Denk bijvoorbeeld aan de gevolgen van de situatie in de stad voor de gezinnen met schoolgaande kinderen en hoe we contact houden met hen. Hoe we mogelijke crisissituaties en -scenario’s in de stad als partners zouden kunnen aanpakken. Hoe we meer praktische zaken afstemmen, zoals het gecoördineerd inkopen van beschermingsmateriaal.
Sommige partners troffen elkaar al wel regelmatig en werkten veel direct samen, zoals wij als KOOS in nauw contact staan met de buurtteams en met collega organisatie voor specialistische jeugdhulp SPOOR030. Wel zie je in de huidige context dat de intensiteit van de samenwerking van al deze partners in de stad hoger is, je elkaar nog beter leert kennen en je voelt dat je elkaar nodig hebt.
In het netwerk verbinden we onze verschillende perspectieven en inzichten en doorzien op deze manier samen de lijnen in de stad. We hebben scherper op het netvlies wie welke kennis en contacten heeft, zodat je elkaar kan opzoeken voor aanvulling op je eigen perspectief. Concreet voorbeeld is de jongerenorganisatie JoU Utrecht die een filmpje opneemt om de jongeren te bereiken in deze periode.
Deze situatie van corona is niet fijn, voor niemand, maar nu die er eenmaal is, doen we ons uiterste best om er als partners samen te zijn voor de gezinnen die met problematiek moeten dealen onder heel andere omstandigheden. We dienen tenslotte een gezamenlijk doel om er te zijn voor kinderen en gezinnen in de stad, die in Utrecht onze zorg nodig hebben.
Wat puzzelt je?
Hoe organiseren we nabijheid bij onze cliënten?
We zijn gewend om ons werk in letterlijke nabijheid te doen. Veel zie je in de interactie, in hoe mensen reageren op jou en op elkaar, veel voel je aan op die manier in je onderlinge contact. Met digitale middelen zie je minder, krijg je beperkter beeld van en zicht op de situatie van je cliënten. Overigens horen we tegelijk ook van situaties, waar deze afstand juist wel helpend is. Nu worden we wel steeds vaardiger in het digitaal werken en de professionals geven elkaar goede tips om met de cliënten op die manier meer in verbinding te zijn. Zoals: de gezinsleden apart met hun eigen apparaat in te laten bellen om ieder afzonderlijk goed in beeld te hebben; korte pauzes in te plannen tijdens de gesprekken om te reflecteren en te herpakken. Toch blijft het voor de toekomst een vraagstuk hoe we goed in verbinding komen en blijven met onze cliënten die niet voor niets onze zorg nodig hebben. Een combinatie van digitaal en ‘face to face’ ligt het meest voor de hand.
Wat raak je kwijt in de collegiale multidisciplinaire samenwerking?
De kracht van KOOS is de integrale en systemische blik van onze multidisciplinair werkende teams, waarin je elkaar bevraagt en benut over een cliëntsituatie. Onze professionals werken samen vanuit verschillende perspectieven, disciplines en specialismen. Hoe zet je die samenwerking in de teams stevig neer en maak je die digitaal werkend? Samenwerking is meer dan digitale afstemming en dat zit in elkaar zien en samen aan de slag zijn, elkaar tegenkomen in het werk, elkaar opzoeken in de buurt. Als je de samenwerking voor een langere tijd op afstand doet en alles daartoe volledig gecoördineerd en ingeregeld hebt, is de vraag: wat raak je dan precies kwijt en wat komt ervoor in de plaats? De teamleiders zijn hierover in gesprek met de teams en ik ben heel nieuwsgierig naar de inzichten.
Hoe is onze ‘business as UNusual’, onze zorg op anderhalvemeter?
Vanaf dag 1 waren veel collega’s gericht op zoek naar wat kan dan wél en wat is ons alternatief om het werk goed te blijven doen? Je ziet dat in de weken erna nog meer ruimte komt voor creativiteit en nieuwe ideeën. Deze verzamelen we en geven we als dat kan ook direct vorm in de praktijk. Zo stond E-health pas voor later op onze agenda, nu lijkt wel het momentum om hier serieus op door te pakken. We werken in de wijken normaal gesproken met cliënten in groepen, waar behandelaars nu gebruik maken van filmpjes. Professionals volgen webinars van bijvoorbeeld de GGZ waarin zij kennis delen en met elkaar leren gericht op online behande. We hebben intern enkele scholingsmomenten op het programma staan, die de trainer nu zal aanbieden in de vorm van webinars. Allemaal voorbeelden van het zoeken naar mogelijkheden hoe je je werk kan realiseren onder andere omstandigheden. Voor de langere termijn moet je nadenken over het voorsorteren op die nieuwe werkelijkheid. Hoe ziet het nieuwe normaal eruit in ons werk en willen we het wel zo noemen? Hoe trekken we die lijn van de anderhalvemetersamenleving en hoe ziet die anderhalve meter eruit in de zorgcontext? Wat kan wel en wat kan echt niet? Wat is daarin goed voor- en waarmee doe je recht aan de inwoners, cliënten, de professionals, onze organisatie, de keten en de stad? Het helpt om daarbij te kijken naar alle creatieve initiatieven in het land en hoe we die slim kunnen inzetten in onze eigen context. We zullen in dit avontuur alle mogelijke perspectieven nodig hebben om tot slimme en effectieve oplossingen te komen. We gaan namelijk niet terug naar ‘business as usual’ maar we gaan uitvinden hoe onze ‘business as unusual’ is voor langere tijd. Dat ligt voor ons in de zorg niet eens zo ver in de toekomst, want we voelen dagelijks aan alle kanten de noodzaak daartoe in vele praktijkvoorbeelden. Wat mij ook nog puzzelt is de vraag die ik dit weekend tegenkwam: hoe gaan we invulling geven aan de factor tijd om daarmee ruimte te creëren in de afstandsamenleving.Wat mij betreft ‘food for thought’ om met de professionals binnen KOOS op door te denken
Hoe duid je wat je juist nu ziet gebeuren in je organisatie?
In de opbouw van KOOS andere wegen vinden voor onderlinge verbinding
We vinden het bij KOOS van belang om (de vitamine A van) aandacht te geven aan iedereen en aan wat deze situatie voor ieder van ons betekent. In de eerste weken richtten we ons daarbij op het onderling delen ‘waar zijn we nu in beland’ en op het uitspreken van onze waardering en steun voor alle professionals. Zo sprak ik aan het einde van de eerste week in een filmpje mijn waardering uit voor ieders inzet en liet ik weten dat ik me realiseer dat het van ieder veel vraagt. Het is voor iedereen improviseren nu. Dat geldt ook voor mij en dat werd letterlijk zichtbaar op de wat wiebelige beelden die mijn oudste zoon maakte van mijn praatje op mijn geïmproviseerde werkplek. Het estafettestokje van het filmpje gaat nu elke week naar een andere collega binnen KOOS. De professionals en teamleiders spreken over hoe zij nu aan het werk zijn en welke tips zij hebben voor bijvoorbeeld goede webinars en slimme apps en voor het veilige delen van persoonlijke informatie met het ‘encrypten’ van data. De estafette is direct ook een mooie manier om elkaar buiten de teams om beter te leren kennen. We zijn als KOOS immers ook pas net uit de startblokken. Ik vind het van groot belang te bedenken hoe we aandacht voor elkaar hebben binnen KOOS. Naast deze filmpjes-estafette sturen we bijvoorbeeld een persoonlijke brief aan de professionals met een kleinigheidje.
Dit zoeken naar andere vormen van verbinding geldt natuurlijk voor veel organisaties nu. Specifiek voor KOOS is de situatie dat we in onze opbouwfase zijn, omdat we sinds 1 januari dit jaar bestaan. Het informeel elkaar leren kennen gaat nu niet via de gebruikelijke ontmoetingen en koffiemomenten. Nu starten er nieuwe collega’s bij ons digitaal vanuit hun huiskamer, dat is soms een gekke situatie en natuurlijk anders dan je had gedacht. En hoe doe je dat goed? In ieders werk is altijd de vraag ‘begrijp je elkaar nu echt goed’ en dat voel je sneller aan als je al langer met elkaar optrekt. Tegelijkertijd zie ik dat de kennismaking versneld gaat, omdat je met je collega’s in deze coronaperiode andere dingen deelt en intensiever gesprekken hebt. Hartstikke mooi om te zien hoe de teams hier invulling aangeven.
Feeling krijgen met wat wel en niet werkt en hoe we elkaar goed aanvoelen
Zelf merk ik dat ik op een andere manier feelingmoet zien te krijgen met wat wel en niet werkt in de organisatie en voor de professionals. Hier ben ik uiteraard over in gesprek met de teamleiders en het team bedrijfsvoering & strategie. Ik ben graag in verbinding met de mensen in de organisatie en vanuit die verbinding ontstaat er veel. Vaak gebeurt dat spontaan in een ontmoeting of aan de zijlijn van een bespreking. Nu wordt er meer gepland en functioneel uitgewisseld en mis ik soms die ‘zijpaden’ en wat daaruit voortkomt. Ik hoor minder spontaan de geluiden in het werk en uit de organisatie en probeer daarom andere wegen te vinden om die te kunnen beluisteren. Wat ik wist en nu ook sterk ervaar, is de onschatbare waarde van ontmoetingen die niet alleen functioneel zijn.
Ook bijzonder om te merken hoe we als samenleving uitkijken naar het moment van de persconferentie vandaag, op 21 april: welke ruimte wordt ons gegeven? Het is van belang dat er een perspectief komt.