Hoe houden we de voordelen vast die we nu ervaren in crisistijd?

De verteller van dit veranderverhaal
Cathalijne Dortmans is sinds 2018 wethouder in de gemeente Helmond en houdt zich onder meer bezig met jeugd, onderwijs, gezonde stad en het project ‘brainport smart district’. Meer informatie over haar portefeuille en over het collegeprogramma.

Wat maak je mee?

Opeens is je overvolle agenda helemaal leeg
Na de aankondiging van het kabinet liep ik over de gang waar ik met vijf collega-wethouders zit met de boodschap “we moeten naar huis en wel nu”. Als iedereen zoveel mogelijk vanuit thuis moet gaan werken, heb je als bestuur het goede voorbeeld te geven. Eerst denk je nog dat je niet weg kan van het werk, maar dan is de conclusie al snel ‘klopt, dat kan niet, maar dat moet wel’. In mijn werkkamer vroeg ik me vervolgens af wat neem ik mee, als ik geen idee heb hoe lang het duurt en hoe de komende tijd eruitziet? Een onwerkelijk gevoel. 
Als college besloten we direct al onze afspraken buiten de deur uit onze agenda’s te schrappen, tenzij het afzeggen logischerwijs bij een andere initiatiefnemer lag natuurlijk. Het was een duidelijk besluit van het kabinet, waar het daarvoor soms nog wat zoeken was. Zoals bij ‘het liever geen handen schudden’ zag je dat het toch gebeurde tòt het moment dat het echt niet meer mocht.

Met mijn lege agenda belde ik me drie batterijen in de rondte
Heel snel zag ik alles verdwijnen uit mijn agenda, behalve de vergaderingen van het college en van het gemeentelijk beleidsteam met burgemeester, eerste locoburgemeester, hoofd communicatie, gemeentesecretaris, hoofd veiligheid en ik, omdat gezondheid in mijn portefeuille zit. Dit team is zo samengesteld en genoemd in navolging van de coronateams van de veiligheidsregio. We vergaderden eerst elke dag en inmiddels drie keer in de week en haken nauw aan bij het voltallige college als er besluiten moeten worden genomen. We komen met deze vergaderingen fysiek bijeen op gepaste afstand in een grote ruimte. Heerlijk is het om dan gewoon weer met mensen aan tafel te zitten, de onderlinge interactie, even echt contact en er wordt ook gelachen.
Met mijn lege agenda was ik toch de hele dag druk en belde ik me drie batterijen in de rondte. Het was even zoeken naar de juiste digitale tool waarmee we als gemeente zouden beeldbellen en nu hebben we inmiddels weer volle agenda’s en gaan de vergaderingen in digitale vorm door. Het is wennen aan de manier van communiceren. De lichaamstaal is lastig te zien, want je ziet niet de uitwisseling van blikken, of de frons als iets onduidelijk is. De sfeer is lastiger aan te voelen, want je hoort minder goed de toon waarop iets gezegd wordt, of je mist snel wat nuance als iemand hard praat of wat tekst door een slechte verbinding. Ik merk daardoor dat ik heel intuïtief werk en afga op allerlei signalen om te peilen en polsen hoe een overleg gaat.

Met mijn secretaresse bekijk ik in deze nieuwe agenda invulling regelmatig wat haalbaar is en prettig werkt, zoals een echte pauze rond de lunch en 15 minuten ruimte voor adempauze na elke belvergadering. Eerst was ik na een dag digitaal vergaderen wel leeg getrokken, nu ben ik minder moe en meer gewend. Daarnaast heb ik mijn nieuwsinname teruggedrongen tot berichtgeving van RIVM, persconferenties van het kabinet en soms het journaal. Anders dan gebruikelijk zijn de avonden nu ook leeg, zodat ik tijd heb om gezond te koken en eten en daarna een boek te lezen, in plaats van de gebruikelijke soep en broodjes in een vol avondprogramma.

Alles wat ons mens maakt wordt op de proef gesteld
Waar ik lastiger aan kan wennen, is het missen van afwisseling in de dagen en van het menselijke contact. Het stadhuis is leeg op enkele mensen na, die essentiële functies vervullen. Alle contact is nu meer functioneel, we beperken ons tot wat er besproken moet worden en missen daarmee het spontane uitwisselen en de creativiteit buiten de agenda. Veel leuke en actieve dingen zijn weggevallen, zoals ergens naar toe gaan, daar mensen ontmoeten en er mijn licht opsteken. Dat zijn de momenten waar ik altijd energie en voldoening uithaal, waar mijn motivatie ook in zit. De dag bestaat nu alleen uit stukken lezen en (digitaal) vergaderen. Ik vind het best pittig om me te realiseren dat dit voorlopig mijn monotone realiteit is, van weinig afwisseling in de werkagenda en daarbuiten nog eens zonder de voeding van vrienden, cultuur, vakantie. Alle dagen lijken op elkaar, alle referenties vallen weg. Tegelijkertijd realiseer ik me dat in andere delen van Brabant de situatie pittiger is, waar het heel hard gaat met de verspreiding van het virus en veel mensen zijn overleden. In deze tijd van corona wordt alles wat ons mens maakt op de proef gesteld. Je kan elkaar niet troosten op de ons gebruikelijke wijze. Je moet op afstand afscheid nemen van je dierbare die overleden is. Alles is afwijkend van hoe je het van nature geneigd bent te doen. Ik prijs me gelukkig dat mijn familie en vrienden nog gezond zijn.

In de eerste dagen was ieder in shock ‘wat gebeurt er?’, waarna we in de ‘snel snel snel’ crisismodus van de actie sprongen, dan wennen aan een volle digitale invulling van de agenda en vervolgens in een meer reflectieve fase van ‘in welke wereld zijn we beland?’. Als ik nu bijvoorbeeld fiets door de stad en de leegte ervaar die niet past in de bebouwde omgeving: een leeg centrum, lege schoolpleinen en lege speeltuinen. Hier was niemand op voorbereid. Hoewel Camus in De Pest in 1947 al een vergelijkbare setting van een lege stad beschreef. Dat is toch een bevestiging van het bestaansrecht van kunstenaars die creatief kunnen denken in toekomstscenario’s. Ramsey Nasr sprak in Buitenhof van 19 april over de mogelijke bijdrage van kunst en kunstenaars in coronatijd.

Wat valt je op?

Met digitale voelsprieten zijn we in contact 
In deze coronaperiode hebben we snel veel digitale voelsprieten uitgezet om contact te houden met de inwoners en bedrijven in Helmond en informatie te verzamelen over hoe het gaat. Zo hebben we een monitor voor ondernemers, waar we peilen hoe het ervoor staat. Ook hebben we een netwerk ‘van ondernemers voor ondernemers’ helpen starten, waarin zij ervaringen uitwisselen, elkaar steunen en initiatieven starten. Zo hebben we een digitaal burgerpanel waarin we meer dan 1.000 inwoners vragen hoe het hen vergaat. Daardoor weten we dat nu vooral jongvolwassenen het heel zwaar hebben, nu ze net een baan zoeken of net als zzp’er waren gestart. 
Elke dag bel ik mensen in organisaties in mijn netwerk, gewoon om te vragen ‘hoe gaat het?’. Ik treed meer dan gebruikelijk naar buiten via social media en de lokale media, zoals een interview met de lokale omroep over hoe we het in Helmond hebben geregeld met school en kinderopvang. 

We komen soepel tot Helmond-brede afspraken
Nog voordat de scholen dicht moesten, hadden de bestuurders in onderwijs en kinderopvang mij gevraagd regie te voeren op een Helmondse aanpak. Er was veel verwarring, bijvoorbeeld over wanneer je thuis moest blijven en wanneer je naar school kon komen, of er voldoende leerkrachten waren en of een derde van de ouders hun kinderen wel mochten thuishouden. Dan is de kabinetsmaatregel dat de scholen moesten sluiten voor iedereen toch een opluchting. We regelden toen noodopvang voor de kinderen van ouders met cruciale beroepen en voor wie de school een veilige haven weg van thuis is. Ik heb gemerkt dat er heel veel kan in korte tijd: er is een gedeeld gevoel van urgentie, de lijnen zijn kort, er kan dan van alles. Zo brachten we in een week in kaart welke kinderen in Helmond onze zorg nodig hebben, samen met een GGD-arts, Veilig Thuis-medewerker, een gezins- en jongerencoach en de scholen. Gewoonlijk is het delen van kennis lastig bespreekbaar vanwege AVG, maar nood breekt wet, dus we hebben advies gevraagd aan Stichting Optimale Samenwerking wat er AVG-technisch wèl mogelijk was. In crisis is het een constant schakelen tussen wat is er aan de hand, wat is er nodig en hoe doen we wat nodig is? En zodra het ene is opgelost, komt het volgende alweer op tafel. Mooi om te zien dat we elke keer heel soepel tot Helmondbrede oplossingen kwamen.

De grondhouding is ‘hier komen we samen wel uit’ 
We organiseren die oplossingen als taskforce, met vertegenwoordigers van basis-, voortgezet en speciaal onderwijs, van kinderopvang, van de GGD, en van de gemeente. Er is een open uitwisseling van knelpunten, standpunten en initiatieven. Ik ervaar veel betrokkenheid en waardering voor elkaar. Openheid ook in de bereidheid om fouten toe te geven en te schakelen naar hoe dat te corrigeren. Allemaal kenmerken die typeren hoe we dit samen oppakken en die helpend zijn in de samenwerking in tijden van crisis. Zo kunnen mooie dingen in korte tijd ontstaan waar we eerder vele weken mee bezig zouden zijn geweest. Hoe het komt dat het werkt zo, is een optelsom van verschillende factoren denk ik. We hebben in dit netwerk goede onderlinge relaties opgebouwd, in het proces om te komen tot onze educatieve agenda die net in maart is vastgesteld. Ook heb ik zelf geïnvesteerd in mijn relaties met het onderwijs en ben ik vanaf mijn start als wethouder langs alle scholen gegaan. Nu weten ze wie ik ben, dat ik Cathalijne heet, en niet die wethouder ben die op afstand staat. Andersom zie ik dat bij de bestuurders de samenwerking zwaar weegt, waar normaliter ieders organisatiebelang meer op de voorgrond staat. Logisch is dat de tent moet blijven draaien, al kan dat ook in de weg staan en ons van de bedoeling afhouden. Nu is van ieder de grondhouding ‘hier komen wij wel uit’. Wat ook helpt in de samenwerking in de taskforce is dat me door de betrokkenen zelf nadrukkelijk gevraagd is de regie te voeren. Wat ik doe is ruimte geven, want mijn overtuiging is ‘jullie zijn de experts, vertel mij maar waar je tegenaan loopt en wat we moeten doen’. Het helpt dat ik niet denk te weten hoe het zit. Professionals zien wel de oplossing.

Wat puzzelt je?

Ander perspectief op ons economisch model
De vraag is natuurlijk relevant hoe houden we de voordelen vast die we nu met elkaar ervaren in crisistijd? Deze crisis maakt een aantal tekortkomingen duidelijk in het systeem dat we zo ontwikkeld hebben en ik vind het van belang dat we daar over nadenken. Willen we dat nog zo? Wat zien we anders in deze crisis, zoals schone lucht, schoon water en geen vliegtuigen in de lucht? Wat doen we nu en straks anders, wat we tot voor kort vanzelfsprekend vonden? Welke beperkingen zijn we toe bereid nu we hebben gezien dat dat weinig van ons vraagt en wel groot effect heeft? Na de bankencrisis is het ons niet gelukt het systeem te veranderen, hopelijk nu wel. Ik heb laatst Kate Raworth meegemaakt, schrijver van het boek Donuteconomie. Zij beschrijft een economisch model met het perspectief hoe we mens en planeet centraal kunnen zetten naast de welvaart. Ons project in Helmond ‘Brainport smart district’ sluit aan bij deze nieuwe orde uitgangspunten, dus met die ontwikkeling gaan we vol energie door.

Ander perspectief op de onderwerpen die dagelijks voorbijkomen
Naast deze meer reflectieve benadering, loop ik in de dagelijkse praktijk waar mogelijk al vooruit op de gewenste toekomst. Zo wilden we in actie komen richting de kinderen die uit beeld zijn van de scholen als blijkt dat er veel tijd overheen gaat tot er melding gedaan wordt bij onze leerplichtambtenaren. Dan vraag ik me hardop af of we dat met elkaar normaal vinden en zouden moeten vinden. We hebben deze gelegenheid kunnen aangrijpen om als richtlijn te stellen dat er binnen 3 dagen contact gelegd wordt met een kind dat niet op school verschijnt. Natuurlijk hoop ik dat we die richtlijn na deze bijzondere periode kunnen volhouden. We weten immers dat hoe langer je wacht met in contact komen, de kans vele malen groter wordt dat mensen zich niet meer laten betrekken. Zo kijk ik bij elk onderwerp vanuit strategisch toekomstperspectief en stel ik daar mijn vragen over. Het valt me op dat we vaak heel goed zijn in het bedenken van maatregelen die gericht zijn op ‘repareren aan de achterkant’. Bijvoorbeeld bij schooltijdig schoolverlaten de kinderen terug naar school krijgen. Terwijl je ook het standpunt kan innemen dat kinderen die thuis op de bank zitten wellicht al verloren zijn en je je juist moet richten op het voorkómen dat kinderen op die bank terecht komen. Wat spreek je dan met elkaar af? Wat kan je dan doen als school en als gemeente? Kies je als school er zelf voor om het anders te willen doen dan de regelgeving van je vraagt, door binnen 3 dagen al in actie te komen? Kan je dit als school vol trots als beleid verkondigen in plaats van het als imagoprobleem zien? 

Hoe duid je wat je juist nu ziet gebeuren in jouw organisatie?

Meer urgentie en daadkracht gevraagd en kijken naar wat kan er wél
Je kan vaak niet voorzien wanneer de momenten zijn in de praktijk die je kan aangrijpen om iets ten goede te veranderen. Nadat ik de afgelopen twee jaar veel heb gepraat en geobserveerd over hoe dingen wel en niet werken, heb ik mijn punten van verbazing en verwondering op een rij. Als er daarvan nu iets voorbijkomt of op tafel ligt, dan zie ik sneller een haakje om aan te geven dat ik daar iets in zou willen veranderen. Soms trek ik daarin graag een sprint, soms is het eerder een marathon, maar allebei gaat het in de richting van de gewenste verandering. Ik merk soms dat als ik zo’n punt dan maak, blijkbaar dingen zie die anderen niet zagen of dat ik op de troepen vooruitloop. Het is voor mij ook eenvoudiger om er wat boven te hangen, om met meer afstand te kunnen kijken dan de mensen die er dagelijks midden in bewegen. 
In deze periode van corona is de wens breder en de urgentie groter om samen dingen te veranderen. Andere en eigen belangen spelen minder een rol en de inhoud staat meer voorop. We kiezen meer bewust wat we willen aanpakken en we agenderen vooral wat er nu nodig is. Dat moet ook wel, want de mensen verwachten in deze tijd dat je snel antwoord hebt en direct acteert, ze wensen duidelijkheid, eenduidigheid en dat vraagt om doortastendheid in ons optreden. Dat past mij allemaal wel; ik houd van actie, neem graag het voortouw en het lukt me enerzijds stevig vast te houden aan de gekozen lijn en anderzijds mee te bewegen en buigen met wat er gebeurt. Op die manier kunnen we ons met elkaar richten op wat kan er wél, welke zogenoemde windows of opportunity zien we open staan?

Samen kiezen wat gaat door en wat gaat on hold 
Als college kijken we nu kritisch naar onze uitvoeringsagenda, wat gaat door en wat kan beter even on hold. We kiezen ervoor geen noodmaatregelen te treffen tot beter zichtbaar is waar gerichte ondersteuning nodig blijkt. We hebben daarover goede gesprekken met elkaar. We hebben ook goede afspraken kunnen maken met de gemeenteraad. Het presidium geeft het college veel ruimte om te doen wat nodig is, op voorwaarde hen daarover vooraf te informeren, achteraf te verantwoorden over kosten en effecten, en geen nieuw beleid te starten. We bereiden daarnaast een crisis- en herstelnota voor waarin we aangeven waar we mee stoppen en waar we mee doorgaan. Een afweging daarin kan zijn bijvoorbeeld in welke mate de ambtelijke capaciteit beperkt is door ziekte en thuiswerken. Overigens is de betrokkenheid van de mensen bij de gemeente geweldig en het ziekteverzuim inmiddels gelukkig weer laag. Andere afwegingen in de keuze stoppen of doorgaan zijn meer inhoudelijk. Twee weken voor de crisis had ik als wethouder gezondheid een interpretatie van gezondheidsbeleid met kennisinstellingen opgesteld. Daar zetten we nu gefaseerd op in, ook om te leren van de huidige gezondheidscrisis. Wel pakken we versneld door nu op de digitale snelweg en de aanpak om laaggeletterdheid te verminderen door te investeren in digitale vaardigheden. Delen we laptops uit aan gezinnen met kinderen die onvoldoende geld hebben om die apparaten aan te schaffen voor thuisonderwijs. In het domein van onderwijs en kinderopvang zetten we met elkaar allerlei stappen die nu nodig zijn, terwijl voor anderstaligen nu even minder gebeurt en de bijeenkomst over de agenda voor de jeugdvriendelijke stad nu even niet aan de orde is.

Scherp prioriteren is nu gelegitimeerd en blijft straks wel nodig 
Zo zien we dat de onderwerpen op de agenda verschuiven en thema’s hoger op de agenda komen, nu mensen die als lastig ervaren, waar die eerder nog niet konden landen. Bijvoorbeeld op scholen zien leerkrachten nu enkele beperkingen van de gebruikelijke werkwijze nu zij op afstand onderwijs bieden. Zij kunnen nu beter zien dat er zorg nodig is voor kinderen die het lastig hebben, doordat ze hen even niet ervaren als kinderen die vervelend doen in de klas die je beter even kan negeren. Bijvoorbeeld in mijn eigen werk, constateerde ik eind 2019 in mijn midterm-review al dat ik keuzes te maken had in mijn brede portefeuille. In de combinatie van enkele grote domeinen en complexe vraagstukken is er een reeks van kleinere onderwerpen die wel aandacht en tijd vragen. In een crisistijd is het gelegitimeerd om scherp te prioriteren: er moet nú noodopvang voor kinderen komen, daarmee is de rest even van tafel.

Een beetje verveling zo nu en dan kan tot de mooiste inzichten leiden
Normaal gesproken lijken die keuzes lastiger te maken, de vraag is: wat maakt dat we dat met elkaar zo ervaren en hoe kan dat ook anders? Want die optelsom vraagt week in en week uit veel inzet en lange dagen van mij en van mijn collega-stadsbestuurders. Wat daarin te doen? Gaat het om bezinning op ons arbeidsethos en moeten we onszelf meer in acht nemen? Kunnen we de raad vragen bij nieuwe initiatieven direct ook keuzes te maken wat níet meer te doen? En kijkend naar de agenda: is alles wat we doen nu echt strikt noodzakelijk? Welke dingen kunnen we ook straks digitaal en efficiënt doen en welke juist liever niet? Ik verwacht dat ik als wethouder gezonder de crisis uitkom, nu ik in deze coronasituatie gedwongen minder uren maak, beter eet en slaap. In deze rol wordt erg veel van je gevraagd. Ik heb deze twee jaar geen gelegenheid gehad om ‘uit het raam te staren’, terwijl iedereen weet dat een beetje verveling zo nu en dan tot de mooiste inzichten kan leiden.